|
<< Click to Display Table of Contents >> Projectfacturen |
  
|
|
<< Click to Display Table of Contents >> Projectfacturen |
|
Beschikbaar in: Professional, Enterprise Editie
Veel organisaties werken project-georiënteerd en kunnen hierbij gebruik maken van de optie projectbeheer in Logicworks CRM. Als aanvulling op het projectbeheer is het mogelijk deze projecten te factureren. De gegenereerde facturen worden hierbij automatisch toegevoegd aan de lijstweergave Facturen in de menugroep Verkoop.
Om projectfacturen te kunnen genereren, dient de gebruiker geautoriseerd te zijn voor de optie Facturen. Is de gebruiker hiervoor geautoriseerd, dan kan het genereren van een projectfactuur als volgt worden gestart.
•Kies vanuit de menugroep Projectbeheer de optie Projecten
•Selecteer en open het detailvenster van het te factureren project
•Kies in de menubalk van het projectvenster voor Acties > Factuur genereren
of
•Kies vanuit de menugroep Projectbeheer de optie Projecten
•Kies in het context-menu van de lijstweergaven Factuur genereren
Voor het factureren van projecten is een aparte projectfactuur wizard ontwikkeld. In dit venster (zie onderstaand schermvoorbeeld) wordt per bedrijf de nog te factureren projecten, project-onderdelen en eventuele voorschotnota's getoond. Als de wizard wordt geopend vanuit een projectvenster, dan worden alleen voor het bedrijf van dat project alle facturabele projecten getoond.
Bedrijf
Select in deze keuzelijst het bedrijf waarvoor een of meerdere facturen moeten worden gemaakt. De keuzelijst toont alleen bedrijven, waarvoor projectfacturen kunnen worden gemaakt.
Factuurdatum
Voer hier de factuurdatum in. Dit mag de huidige datum zijn, maar ook een datum in het verleden of de toekomst. Deze datum is met name van belang voor het bepalen van de te factureren voorschotnota's. Alleen voorschotnota's met een declaratiedatum vóór de opgegeven factuurdatum worden meegenomen op de factuur.
[Factuur genereren]
Zodra u op deze knop klikt wordt voor het geselecteerde bedrijf een factuur gemaakt. Als er meerdere projecten worden getoond, dan zal Logicworks CRM vragen of alleen de geselecteerde projecten of alle projecten moeten worden gefactureerd. Zo is het toch mogelijk voor een individueel project een factuur te maken.
Het genereren van een projectfactuur vindt in 2 stappen plaats. Allereerst wordt nagegaan of het project en projectfasen kunnen worden gefactureerd. Worden hierbij geen inconsistenties geconstateerd, dan wordt de factuur daadwerkelijk gemaakt.
Controle project en projectfasen
De volgende projectcontroles worden uitgevoerd, alvorens de projectfactuur wordt gegenereerd:
•Er wordt gecontroleerd of het project wel projectfasen bevat en deze zijn gebaseerd op een product.
•Van alle aan het project gerelateerde uren- en kostenregels wordt nagegaan dat deze zijn gekoppeld aan een projectfase.
Initieel krijgen alle Uren en Kosten als declaratietype 'Doorbelasten' mee. Bij de facturatie van een project kan echter worden besloten om bepaalde uren of kosten niet (Service of Reeds verrekend) of nog niet (Uitstellen) door te belasten aan de klant, zie bovenstaande schermvoorbeeld. Service-regels en reeds verrekende regels worden niet meegenomen op de factuur, maar worden bij de facturatie automatisch aangemerkt als verwerkt, waarna deze regels niet meer worden getoond. Het declaratietype van de uitgestelde regels worden aan het eind van de facturatie weer teruggezet op 'Doorbelasten', zodat deze bij de volgende facturatie weer worden weergegeven.
Dit tabblad toont alle projecten, waarvoor een factuur zou kunnen worden gemaakt.
In dit tabblad worden alle nog niet gedeclareerde uren per project weergegeven. In de kolom 'Declaratie' (laboritems.billingaction) wordt weergegeven of de urenregel bij de eerstvolgende facturatie-ronde moet worden meegenomen. Met behulp van het context-menu kan het declaratietype worden gewijzigd. De mogelijke opties zijn:
•Doorbelasten: De urenregel zal op de eerstvolgende factuur worden meegenomen.
•Service: Deze urenregel behoeft niet gefactureerd te worden en moet worden gezien als service naar de klant. Deze regel zal vervolgens niet meer worden getoond in het projectfactuur-wizard.
•Uitstellen: De urenregel moet op een later tijdstip worden gefactureerd. Bij de eerstvolgende keer dat de projectfactuur-wizard wordt geopend zal deze regel weer zijn aangemerkt als 'Doorbelasten'.
In de praktijk kan het voorkomen dat u slechts een deel van deze urenregel wilt doorbelasten. Een extra optie in dit tabblad is daarom de mogelijkheid een urenregel te splitsen. Klik hiertoe in het tabblad uit het snelmenu de optie 'Splitsen'. Geef nu de eindtijd op van het eerste gedeelte van de urenregel en klik vervolgens op [OK]. De urenregel zal nu worden opgesplitst in 2 urenregels. De eerste urenregel zal stoppen op het opgegeven tijdstip
Eventuele projectkosten worden in dit tabblad weergegeven. Evenals bij de hiervoor beschreven uren wordt ook hier in de kolom 'Declaratie' weergegeven of de kosten-regel zal worden meegenomen bij de eerstvolgende facturatie-ronde. Met het context-menu kan het declaratietype worden gewijzigd.
Producten, welke als onderdeel van het project dienen te worden geleverd, worden weergegeven in dit tabblad. Evenals bij de hiervoor beschreven uren wordt ook hier in de kolom 'Declaratie' weergegeven of de product-regel zal worden meegenomen bij de eerstvolgende facturatie-ronde. Met het context-menu kan het declaratietype worden gewijzigd. Het is niet mogelijk bij producten als declaratietype 'Service' te gebruiken. Wilt u een product gratis leveren, dan is dat mogelijk door hierbij een verkoopprijs van 0,00 Euro op te geven.
Als voor een project voorschotnota's zijn vastgelegd, dan worden deze hier getoond. Voorschotnota's worden automatisch gefactureerd als de declaratiedatum voor de opgegeven factuurdatum ligt. Wanneer nog niet gefactureerde voorschotnota's bestaan voor een project, dan blijven de tabbladen Uren, Kosten en Producten leeg. Als alle voorschotnota's zijn gefactureerd, dan zal Logicworks CRM bij de eerstvolgende factuur automatisch de reeds gefactureerde voorschotnota's in mindering brengen op het factuurbedrag.
Bij het genereren van de projectfacturen wordt onderscheid gemaakt tussen een drietal projectfase typeringen. Iedere projectfase dient gerelateerd te zijn aan een product, zodat het bijbehorende BTW-tarief kan worden bepaald tijdens de facturering. Daarnaast moet bij alle projectfasen één van de onderstaande fasetype-aanduidingen zijn opgegeven. Het fasetype bepaald namelijk de manier waarop een projectfase zal worden gefactureerd.
Fasetype |
Toelichting |
Product |
Dit fasetype wordt gebruikt voor fysieke producten of diensten met een vooraf afgesproken aantal en prijs. Tijdens het factureren wordt zowel de omschrijving als het bedrag van de projectfase overgenomen op de factuur. |
Uren |
Alle uren welke worden geboekt op een project dienen aan een projectfase van dit type te worden gerelateerd. Bevat een project namelijk uren welke niet zijn gerelateerd aan een projectfase, dan is facturering niet mogelijk. Afhankelijk van de instelling 'Fixed Price' instelling wordt de projectfase-regel gefactureerd (Fixed Price=Ja) of de gerelateerde urenregels (Fixed Price=Nee). |
Kosten |
Projectgerelateerde kosten, zoals parkeergeld, zakenlunch, etc. moeten aan een projectfase van dit type te worden gekoppeld. Bevat een project kosten welke niet zijn gerelateerd aan een projectfase, dan is facturering niet mogelijk. Afhankelijk van de instelling 'Fixed Price' instelling wordt de projectfase-regel gefactureerd (Fixed Price=Ja) of de gerelateerde kostenregels (Fixed Price=Nee). |
Een projectfactuur wordt gegenereerd op basis van projectfasen. Bevat een project geen fasen, dan is het niet mogelijk een factuur te genereren.
Tijdens het genereren van een projectfactuur worden de volgende gegevens overgenomen naar de factuur:
•Werkmaatschappij waaraan het project eventueel is gekoppeld.
•Projectvaluta.
•Opdrachtgever van het project.
•Betalingsconditie van de opdrachtgever.
•Factuuradres van de opdrachtgever. Is het factuuradres niet gevuld, dan wordt het postadres of anders vestigingsadres overgenomen.
•Projectnummer/-nummer wordt overgenomen naar de Betreft-regel van de factuur.
Afhankelijk van het type projectfase worden de factuurregels gegenereerd.
Product
Van deze projectfasen wordt het aantal, verkoopeenheid, omschrijving en prijs overgenomen naar de factuurregels. De BTW-code wordt bepaald op grond van het product.
Uren
Is de Uren-projectfase aangemerkt als 'Fixed Price', dan wordt het aantal, verkoopeenheid, omschrijving en prijs van de projectfase overgenomen naar de factuurregel. Eventueel gerelateerde urenregels worden hierbij genegeerd.
Uren-projectfasen welke achteraf op nacalculatiebasis dienen te worden gefactureerd moet de optie 'Fixed Price' worden uitgeschakeld. Voor deze projectfasen worden alle gekoppelde en nog niet gefactureerde uren overgenomen naar de factuurregel. Hierbij wordt het uurtarief gehanteerd zoals vermeld in de projectfase. De BTW-code wordt bepaald op grond van het product.
In het urenvenster kan de gebruiker tevens zijn verreden kilometers opgeven. De ingevoerde kilometers worden alleen gefactureerd als ze zijn gekoppeld aan een projectfase van het type Kosten. Als kilometerprijs wordt het tarief gehanteerd, zoals vermeld in de projectfase.
Kosten
Wanneer de Kosten-projectfase is aangemerkt als 'Fixed Price', dan wordt het aantal, verkoopeenheid, omschrijving en prijs van de projectfase overgenomen naar de factuurregel. Eventueel gerelateerde kostenregels worden genegeerd. Deze kunnen dienen voor eventuele nacalculatie.
Kosten-projectfasen welke achteraf dienen te worden gefactureerd moet de optie 'Fixed Price' worden uitgeschakeld. Voor deze projectfasen worden alle gekoppelde en nog niet gefactureerde kostenregels overgenomen naar de factuurregel. Hierbij wordt de verkoopprijs gehanteerd zoals vermeld in de kostenregel. De BTW-code wordt weer bepaald op grond van het product van de projectfase.
Bij het genereren van projectfacturen is het mogelijk om zogenaamde een Callout VBScript uit te laten voeren. Deze zelf ontwikkelde scripts kunnen aan de Script Bibliotheek worden toegevoegd, waarna ze worden geactiveerd op het ogenblik dat een projectfactuur wordt gegenereerd. De volgende Callouts kunnen worden gebruikt:
•preCreateProjectInvoice( xmlCallout )
•postCreateProjectInvoice( xmlCallout )