<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  Projectbeheer > Uren

 

Beschikbaar in: Professional, Enterprise Editie

 

 

Veel bedrijven hebben te maken met het doorbelasten resp. factureren van bestede uren aan de klanten. In Logicworks CRM kunnen uren op eenvoudige wijze worden geregistreerd. Periodiek kunnen de bestede uren vervolgens worden gefactureerd of worden verzameld op een factuurbijlage. Uren kunnen in Logicworks CRM gerelateerd worden aan Bedrijven, Projecten, Incidenten en Contracten. Binnen Projecten kan nog een onderverdeling worden gemaakt naar de Projectfase waaraan de tijd is besteed.

 

 

Uren boeken

Het boeken van uren wordt gedaan op persoonlijke titel en dus op naam van degene die is ingelogd. Uren kunnen vanuit diverse schermen en lijstweergaven worden geboekt. Het voordeel hiervan is dat de relevante gegevens, zoals projectnummer, projectfase, klant, e.a. reeds worden voor ingevuld. Het onderstaande schermvoorbeeld toont het standaard Urenvenster.

 

 

 

De volgende gegevens kunnen worden vastgelegd per urenregel, waarbij het uiteraard mogelijk is het aantal velden is uitgebreid met bedrijfsspecifieke gebruikersvelden.

 

Datum

Hierin geeft u de datum waarop de uren betrekking hebben.

 

Duur

Afhankelijk van de instellingen in Setup dient u een starttijd en eindtijd of alleen de tijdsduur in te voeren.

 

Uursoort

Wanneer een uren-regel niet wordt gerelateerd aan een projectfase, dan is het mogelijk een uursoort in te voeren. Deze uursoort zal vervolgens worden gebruikt om het actuele uurtarief te berekenen. Heeft de uren-regel wel betrekking op een projectfase, dan is het niet mogelijk in de uren-regel een uursoort op te geven. De uursoort wordt dan alleen toegepast als dit is opgegeven in de projectfase.

 

Status

Een uren-regel kan een viertal status-waarden krijgen, deze worden hieronder kort toegelicht.

•In bewerking: Als de medewerker zijn uren-regel invoert zal de status automatisch op 'In bewerking' worden gezet door Logicworks CRM.

•Gereed: De status kan door de medewerker vanuit de urenstaat worden naar 'Gereed', waarmee hij aangeeft dat de urenstaat volledig is ingevuld. Het is dan nog wel mogelijk een uren-regel te wijzigen.

•Geaccordeerd: Zodra de manager van de medewerker de urenstaat accordeert, zullen alle uren-regels van de urenstaat de status 'Geaccordeerd' krijgen.  De uren-regels zijn dan niet meer te wijzigen.

•Verwerkt: Wanneer een uren-regel is gefactureerd krijgt deze de status 'Verwerkt'.

 

Werkzaamheden

Er kan een keuzelijst met veel gebruikte werkzaamheden worden aangelegd, waaruit de medewerker kan kiezen. Het is echter ook mogelijk een eigen korte omschrijving van de werkzaamheden in te voeren. Is een gebruiker geautoriseerd voor Lijstbeheer, dan kan deze direct vanuit dit invoerveld de lijst beheren (sneltoets: Ctrl+F8).

 

Specificatie

Aanvullende informatie over de werkzaamheden kan hier eventueel worden ingevoerd.

 

Bedrijf

Hier dient het Bedrijf geselecteerde te worden waarvoor de urenregel wordt ingevoerd. Wordt een urenregel direct vanuit een project, incident of contract aangemaakt, dan zal het bedrijf automatisch worden ingevuld.

 

Relateer aan

Hier kunt u een keuze maken uit Verkoopkans, Campagne, Incident of Project. Vervolgens kan de gerelateerde item worden geselecteerd.

 

Projectfase

Wordt een urenregel gerelateerd aan een project, dan kan tevens de relavante projectfase worden geselecteerd.

 

Medewerker

Hier wordt altijd uw gebruikersnaam getoond. Dit veld kan niet worden gewijzigd.

 

Tarief

In geval van projectgerelateerde uren of bij toepassing van uursoorten is het niet noodzakelijk een tarief in te voeren. Het tarief wordt in dat geval bepaald aan de hand van het tarief van de projectfase waarop de urenregel betrekking heeft. Voor alle andere situaties dient voor eventuele facturering een tarief ingevoerd te worden. Het is mogelijk dit tarief te baseren op prijsafspraken met het bedrijf.

 

 

 

Kilometers

 

Kilometers

Hier voert u het aantal kilometers in dat eventueel moet worden doorbelast aan de opdrachtgever.

 

Factureren

Als de kilometers aan de opdrachtgever in rekening worden gebracht, dient u deze optie aan te vinken.

 

Projectfase

Heeft de urenregel betrekking op een project, dan kan hier de projectfase worden geselecteerd waar de kilometers op moeten worden geboekt.

 

Toelichting

Hierin vult u, indien gewenst, een omschrijving van de kilometerboeking in.

 

 

Projectgerelateerde urenregels

Wanneer een urenregel voor een project wordt ingeboekt, dan controleert Logicworks CRM of het project een onderverdeling heeft naar projectfasen. Als een of meerdere fasen van het type 'Uur' bestaan, dan is de gebruiker verplicht een van deze projectfasen op te geven.

 

 

Afspraak gerelateerde urenregels

In de Setup kan worden aangegeven dat van een afspraak automatisch een urenregel moet worden aangemaakt. In dat geval kunnen de gegevens niet meer in de urenregel zelf worden aangepast, maar moeten eventuele wijzigingen worden gedaan via het Afspraak venster. Om te voorkomen dat de gebruiker de afspraak weer op moet zoeken in de Agenda wordt bij deze urenregels de menuoptie 'Afspraak' aan de knoppenbalk van het Urenregel venster toegevoegd. Deze optie zorgt ervoor dat de afspraak, waarop de urenregel is gebaseerd, direct kan worden geopend vanuit de urenregel. De in de afspraak aangebrachte wijzigingen worden hierna automatisch verwerkt in de urenregel.

 

 

Uren inboeken voor een Relatie

Worden uren los van projecten en/of incidenten vastgelegd bij een Bedrijf , dan kan dat op de volgende wijze plaatsvinden.

•Selecteer menugroep Relatiebeheer in de navigatiebalk

•Kies menuoptie Bedrijf

•Open het snelmenu en kies 'Uren toevoegen'

•Voer de relevante gegevens in.

 

 

Uren inboeken voor een Project

•Start menuoptie Projectbeheer > Projecten in de navigatiebalk

•Selecteer het Project

•Open snelmenu met rechtermuisklik en kies 'Uren toevoegen'

of

•Start menuoptie Projectbeheer > Projecten in de navigatiebalk

•Selecteer en open het Project

•Selecteer tabblad Projectfasen en selecteer de gewenste projectfase

•Open het tabblad snelmenu en kies 'Uren toevoegen'  

of

•Start menuoptie Projectbeheer > Projecten in de navigatiebalk

•Selecteer en open het Project

•Selecteer tabblad Uren en kies optie 'Nieuw' in de knoppenbalk van het tabblad

 

 

Uren inboeken voor een Incident

•Start menuoptie Klantenservice > Incidenten in de navigatiebalk

•Selecteer het Incident

•Open snelmenu met rechtermuisklik en kies 'Uren toevoegen'

of

•Start menuoptie Klantenservice > Incident in de navigatiebalk

•Selecteer en open het Incident

•Selecteer tabblad Uren en kies optie 'Nieuw' in de knoppenbalk van het tabblad