|
<< Click to Display Table of Contents >> Contracten |
  
|
|
<< Click to Display Table of Contents >> Contracten |
|
Beschikbaar in: Enterprise Editie
Een Contract is een schriftelijke overeenkomst tussen twee of meer partijen. Voor iedere organisatie, zowel de dienstverlenende als ontvangende partij, is het van essentieel belang een helder inzicht te hebben in de lopende contracten en hun vervaldata. Contracten welke kunnen worden beheerd met Logicworks CRM zijn bijvoorbeeld abonnementen en servicecontracten.
Contracten hebben een aantal gemeenschappelijke kenmerken, zoals:
• Een contract heeft altijd een ingangsdatum, contractduur en opzegtermijn.
• Als een contract verlengd wordt, dan wordt deze altijd verlengd met de verlenging termijn
• Een opzegtermijn welke de uiterste datum bepaald waarop een contract kan worden opgezegd
•Selecteer vanuit de menugroep Klantenservice de optie Contracten
•Kies de optie [Nieuw] in het snelmenu of de taakbalk om een Contract toe te voegen
-of-
•Open het Contactpersoon/Bedrijf detailvenster
•Selecteer het tabblad Contracten en kies de tabblad menuoptie [Nieuw]
Ieder Contract beschikt over maximaal 3 tabbladen waarin de basisinformatie van het Contract kan worden vastgelegd. Met behulp van de Object Designer is het mogelijk de standaardindeling van deze tabbladen te wijzigen. Daarnaast zijn aanvullende tabbladen beschikbaar waarin Contract-gerelateerde gegevens in een lijstweergave worden getoond. Onderstaand schermafdruk geeft een voorbeeld van een Contract detailvenster.
Hoewel het Contract detailvenster geheel kan worden aangepast aan de wensen van de organisatie zijn er een aantal velden essentieel voor een accuraat contractbeheer.
Status
In Logicworks CRM kent een vijftal contractstatussen (Concept, Actief, Beëindigd, Geannuleerd en Geblokkeerd). Een juiste contractstatus is van groot belang voor een goede afhandeling van de contract gerelateerde activiteiten. Er zal bijvoorbeeld alleen een factuur worden gegenereerd voor een Contract met de status 'Actief'.
Ingangsdatum, Einddatum
Deze data geven de geldigheidsperiode van het contract weer. Is geen einddatum van het contract afgesproken met de klant, dan dient hier fictieve einddatum van het contract opgegeven te worden. Zonder einddatum is Logicworks CRM namelijk niet in staat een factuur te genereren voor het contract.
Verlenging periode
Met deze periode kan aangegeven worden met welke periode een contract na de einddatum mag worden verlengd.
Stilzwijgend verlengen
Contracten welke stilzwijgend mogen worden verlengd, zullen automatisch worden verlengd tijdens de contract facturering.
Opzegdatum
Wordt geen opzegtermijn afgesproken met de klant, dan dient hier de einddatum van het contract opgegeven te worden.
Factuurdatum
Bij aanvang van het contract kan hier de gewenste eerste factuurdatum worden ingevuld. Wordt deze datum leeggelaten, dan wordt de ingangsdatum van het contract als eerste factuurdatum gebruikt. Het is hierdoor mogelijk om bijvoorbeeld een maand vooruit te factureren door als eerste factuurdatum een maand voor de ingangsdatum op te geven.
Factureringstermijn
De factureringstermijn bepaald de data waarop een factuur moet worden gegenereerd voor het contract. Als periode kan een dag, week, maand of jaar worden geselecteerd. Door de periode op 3 maanden in te stellen is het bijvoorbeeld eenvoudig mogelijk een factureringstermijn van 1 kwartaal te hanteren. De eerstvolgende factuurperiode wordt berekend op basis van de Ingangsdatum van het contract in combinatie met het aantal reeds gefactureerde termijnen. Logicworks CRM houdt zelf bij hoeveel factuurtermijnen reeds zijn gefactureerd.
Betalingsconditie
De betalingsconditie kan in principe worden overgenomen van de klant waarvoor het contract is opgesteld. Omdat voor een contract een afwijkende afspraak kan zijn gemaakt voor de betalingstermijn van de contract factuur is het noodzakelijk dit veld op te geven.
Factuur bedrijf en adres
De contractfacturen zullen altijd op naam gesteld van het bedrijf of contactpersoon welke hier wordt vermeld.
Menu: Acties
Menuoptie |
Toelichting |
Nieuwe taak |
Maak een nieuwe taak aan gerelateerd aan het Contract |
Nieuw telefoongesprek |
Start een nieuw telefoongesprek met de hoofd-contactpersoon van het Contract |
Nieuwe afspraak |
Maak een nieuwe afspraak welke moet worden gerelateerd aan het Contract |
Nieuw document |
Maak een nieuw Word document voor het Contract |
Nieuw e-mailbericht |
Verzend een e-mailbericht naar de contactpersoon van het Contract |
Toewijzen aan... |
Hiermee kan een nieuwe eigenaar van het Contract worden toegewezen |
Factuur genereren |
Hiermee genereert u een factuur voor het geopende Contract |
Aanvullende informatie over een Contract kan worden bewaard onder tabblad Bijlagen, waarbij het aantal bijlagen onbeperkt is. Ook is het mogelijk via een bijlage electronische documenten, grafische bestanden of websites aan een Contract te koppelen. Wordt een bestand gekoppeld aan de Bijlage, dan zal het bijbehorende icon in het grid worden getoond.
Alle activiteiten en afspraken met betrekking tot het actieve Contract worden in het tabblad getoond. De taakbalk van het tabblad heeft naast de standaard-knoppen een keuzelijst met de volgende keuzes.
Alle inkomende en uitgaande Correspondentie kan worden vastgelegd in dit tabblad. Hierdoor heeft u op ieder moment een compleet overzicht van alle ontvangen/verzonden documenten en e-mailberichten. Ook documenten welke via de functie Samenvoegen zijn aangemaakt voor het Contract worden in dit tabblad getoond.
Wordt een contract gebruikt om periodiek facturen te kunnen genereren, dan moet een contract minimaal 1 product of dienst bevatten. Alle contractproducten worden in dit tabblad weergegeven.
Wordt gebruik gemaakt van de Incidentregistratie, waarmee bijvoorbeeld klachten en service calls worden vastgelegd, dan is het mogelijk deze te relateren aan een contract. Alle aan het actieve contract gerelateerde incidenten worden in dat geval in dit tabblad getoond.
Alle facturen welke worden gegenereerd ten behoeve van het contract worden weergegeven in dit tabblad.
Uren welke zijn geboekt voor dit contract worden in dit tabblad weergegeven. Deze uren zullen worden niet meegenomen tijdens het factureren van de contracten.
Worden kosten gemaakt ten behoeve van een contract, dan kunnen deze via dit tabblad worden geregistreerd. Deze kosten zullen bij de eerstvolgende facturering van het contract worden meegenomen op de contractfactuur.