Tabbladen > Bijlagen

Aan praktisch alle objecten, zoals Contactpersoon, Bedrijf en Contract, kan een bijlage worden gekoppeld met aanvullende informatie over het betreffende Item. Een bijlage kan een eenvoudige notitie zijn, maar kan ook een relevant elektronisch document of bestand zijn.

Een nieuwe Bijlage aanmaken

•Open het gewenste object-item (Contactpersoon, Bedrijf, Verkoopkans)

•Selecteer het tabblad Bijlagen

•Kies de optie [Nieuw] in het snelmenu van het tabblad of de werkbalk om een Bijlage toe te voegen

Bijlage-document wijzigen

Als het tabblad 'Bijlagen' wordt geselecteerd controleert Logicworks CRM of de bijlage-documenten wellicht zijn gewijzigd na de aanmaak-datum. Is dat het geval, dan wordt de wijzigingsdatum van het document overgenomen naar het veld 'Gewijzigd op' van de bijlage. Door dit veld zichtbaar te maken in het tabblad is dus altijd duidelijk wanneer het document voor de laatste keer is gewijzigd.

Bijlage kopiëren

Eén of meerdere aan een item gekoppelde bijlagen kunnen op eenvoudige wijze worden gekopieerd of verplaatst naar een andere entiteit. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn als een bijlage verkeerd is gekoppeld of een bijlage bij meerdere items gebruikt wordt.

•Selecteer in het tabblad Bijlagen eerst de te kopiëren of te verplaatsen bijlage(e).

•Kies vervolgens in het snelmenu (rechtermuisknop) de menuoptie [Bijlage kopiëren].

copy-note-attachment

Actie

Een bijlage kan worden gekopieerd (actie:Kopiëren) of verplaatst (actie:Verplaatsen) naar een ander item, of er kan een snelkoppeling (actie:Snelkoppeling) worden gemaakt in een ander item naar de geselecteerde bijlage(n). Standaard wordt als actie 'Kopiëren' voorgesteld.

Naar

Selecteer eerst het object-type en vervolgens het item waaraan de geselecteerde bijlagen moeten worden gekoppeld. Alle object-typen met een een tabblad 'Bijlagen' kunnen worden geselecteerd.

Drag & Drop functie

Het tabblad Bijlagen van de Contactpersonen, Bedrijven, Leads, Projecten, Incidenten, Contracten en Activa biedt ondersteuning voor Drag & Drop functionaliteit. Hiermee is het mogelijk bestanden uit bijvoorbeeld de Windows Verkenner naar het tabblad te slepen. Het is tevens mogelijk meerdere bestanden of een gehele folder naar de Bijlagen te slepen.

Nadat de bestanden naar het tabblad zijn versleept wordt een popup-venster geopend. Hierin kan het onderwerp van de nieuwe bijlagen worden ingevoerd. Ook kan worden aangegeven of de bestanden moeten worden gekopieerd naar de Logicworks CRM of alleen een snelkoppeling naar de bestanden hoeft te worden gemaakt.

Windows Verkenner integratie

In het tabblad Bijlagen wordt als eerste de menuoptie 'Windows Verkenner' in de knoppenbalk weergegeven. Met deze functie is het een specifieke Windows folder te koppelen aan de entiteit (bijvoorbeeld Bedrijf, Project of Incident). Veel organisaties kennen bijvoorbeeld voor projecten een vaste folder-indeling, welke men wil handhaven, zodat ook niet CRM-gebruikers op eenvoudige wijze documenten terug kunnen vinden.

Als voor de eerste keer op de knop wordt gedrukt, dan heeft Logicworks CRM nog geen gekoppelde folder, en geeft de gebruiker middels een popup-venster de mogelijkheid een mapnaam in te voeren of te selecteren. De opgegeven mapnaam wordt automatisch opgeslagen bij de gegevens van het item, waarna de opgegeven map wordt geopend in de Windows Verkenner. De volgende keer als weer op de knop 'Windows Verkenner' wordt gedrukt, dan zal de Windows Verkenner direct worden geopend.

Blijkt dat een mapnaam verkeerd is ingevoerd, dan kan deze naam eenvoudig worden gewijzigd. Klik hiervoor op het zwarte driehoekje in de knop 'Windows Verkenner', en selecteer vervolgens de menuoptie 'Padnaam wijzigen'. Via het popup-venster kan vervolgens de nieuwe mapnaam worden opgegeven.

Detailvenster

Een Bijlage bestaat uit slechts 1 tabblad waar de noodzakelijke gegevens ingevoerd kunnen worden.

Acties

In het detailvenster kunnen via de menuoptie Acties de volgende standaard acties worden uitgevoerd:

Menuoptie	Toelichting
Maak van sjabloon	Hiermee kan een nieuwe bijlage worden gemaakt op basis van een bestaand Word sjabloon.
Document vervangen	Er wordt nooit een referentie opgenomen naar het originele document dat is gekoppeld aan een Bijlage. Het document of bestand wordt altijd gekopieerd naar een sub-map van de opgegeven map Notitiebijlagen van Logicworks CRM. Dit heeft als voordeel dat iedere gebruiker in staat is het gekoppelde document te raadplegen. Als het originele document wordt gewijzigd, dan kan het bestaande gekoppelde document via deze optie worden vervangen met het nieuwe document.
Toewijzen aan...	Als een gebruiker een nieuwe bijlage aanmaakt, dan wordt hij automatisch als eigenaar aangemerkt. Wilt u de eigenaar van de bijlage op een later tijdstip wijzigen dan kan dat met deze optie. Een bijlage kan alleen aan een andere gebruiker worden toegewezen door de eigenaar of een gebruiker met beheerders-rechten.

Tabblad Notitie

In het detailvenster worden de volgende invoervelden getoond, waarbij de met een asterisk gemarkeerde velden ingevuld moeten worden.

Betreft*

Dit veld wordt standaard ingevuld en refereert aan het object waaraan de bijlage is gekoppeld.

Onderwerp*

Geef een korte omschrijving van de bijlage. Deze omschrijving zal in het grid van het tabblad Bijlage worden getoond.

Bestandsnaam

Is de bijlage een bestand, dan kan deze hier ingevoerd worden. Met de gekoppelde opzoekknop kan het bestand opgezocht worden. Wordt de bijlage opgeslagen, dan wordt het gekoppelde bestand of document gekopieerd naar een in de Setup opgegeven sub-map van de map Notitiebijlagen. Dit vereenvoudigd het dagelijkse backup-proces en zorgt dat alle gebruikers het document kunnen raadplegen.

Snelkoppeling

Met name in omgevingen waar projectdocumentatie reeds in folders op de fileserver staan is het kopieren van het bestand naar een centrale locatie niet nodig. Het is zelfs nadelig, omdat medewerkers zonder toegang tot Logicworks CRM de documenten niet terug zouden kunnen vinden. Selecteer voor deze situaties de optie 'Snelkoppeling', zodat een snelkoppeling naar het bestaande document wordt gemaakt en het bestand niet wordt gekopieerd naar een Logicworks CRM folder.

Notitie

Wilt u een uitgebreide notitie maken over het geselecteerde object-item of het gekoppelde document, dan kan deze hier ingevoerd worden.

Eigenaar*

De gebruiker welke de bijlage aanmaakt wordt automatisch als eigenaar aangewezen. Het is mogelijk een andere gebruiker als eigenaar van de bijlage toe te wijzen.

Privé

Betreft dit een privé-bijlage dan moet deze optie worden geactiveerd. Het is voor andere gebruikers dan niet meer mogelijk de betreffende bijlage te openen. De bijlage zelf zal wel altijd in het tabblad Bijlagen worden getoond.

Snelmenu Bijlagen

Wanneer een Item een tabblad Bijlagen heeft, dan kunnen de navolgende snelmenu opties worden gebruikt.

Snelmenuoptie	Toelichting
Nieuw	Maak een nieuwe aan het actieve Item gerelateerde Bijlage/Notitie aan.
Openen	Open de Bijlage/Notitie.
Verwijderen	Verwijder de Bijlage/Notitie inclusief eventueel gekoppeld electronisch document.
Document openen	Openen het gekoppelde electronische document met de bijbehorende applicatie.
Document e-mailen	Verzend het gekoppelde electronische document als e-mailbijlage. Als Logicworks CRM constateert dat de bijlage een Word document is, dan wordt de gebruiker gevraagd of de bijlage moet worden verzonden als PDF-document.

Zie ook

•Setup