Designers > Workflow > Workflowacties

Een Workflow bestaat uit een of meer volgtijdelijk uit te voeren workflowacties. U kunt bijvoorbeeld een Workflow definieren welke een nieuwe Lead een bedankmail verstuurt voor de getoonde interesse, toewijst aan de relevante verkoopmedewerker en vervolgens deze medewerker informeert. Ook is het bijvoorbeeld mogelijk het debiteurenbeheer te automatiseren door na 30 en 60 dagen herinneringen te versturen. Is de factuur na 90 dagen nog niet betaald, dan wordt een escalatie mailbericht verzonden aan de verantwoordelijke medewerker. Wordt de factuur tussentijds toch betaald, dan kan de Workflow automatisch worden afgebroken.

In Logicworks CRM kunnen de volgende workflowacties worden gedefinieerd:

1. Activiteit (Taak of Telefoongesprek)

2. E-mail verzenden

3. Velden bijwerken

4. Script

5. Wachten

6. Workflowregel starten

De workflowacties 'Wachten' en 'Workflowregel' zijn alleen actief als u beschikt over de Logicworks CRM Jobserver, welke de uitvoer van tijdgebonden workflowregels en -acties afhandelt.

Workflow uitvoering

Als een workflowregel uit meerdere workflowacties bestaat, dan zullen deze sequentieel worden uitgevoerd. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de het veld Stap, welke automatisch aan een workflowactie wordt toegekend. Dit kan van belang zijn als gebruik gemaakt wordt van een startconditie, welke bij een workflowactie kan worden aangegeven. Als bijvoorbeeld stap 2 na 60 dagen wordt geactiveerd en stap 3 moet al na 30 dagen worden geactiveerd, dan wordt stap 3 toch pas na 60 dagen uitgevoerd!

Activiteit

Een veelgebruikte workflowactie is het aanmaken van een nieuwe activiteit (Taak, Telefoongesprek) als onderdeel van een Workflow. Het is mogelijk de activiteit direct aan te maken met in achtneming van een bepaalde tijdsinterval. Maar een activiteit kan ook pas worden aangemaakt als aan een bepaalde conditie wordt voldaan. De volgende invoervelden worden ingevoerd worden, waarbij de met een asterisk (*) gemarkeerde velden verplicht ingevuld dienen te worden.

wfaActivity

Naam*

Geef een korte, maar duidelijke naam aan de workflowactie, zodat voor iedereen snel duidelijk is wat het doel van deze actie is.

Startconditie

Het uitvoeren van een workflowactie kan eventueel worden uitgesteld tot aan een bepaalde conditie wordt voldaan. Het nabellen van openstaande factuur hoeft bijvoorbeeld pas na een tweede automatisch verzonden betalingsherinnering plaats te vinden. Wordt een factuur binnen de ingestelde termijn betaald, dan zal deze nabelactie nooit worden aangemaakt. Als geen conditie wordt opgegeven, dan wordt de workflowactie direct geactiveerd en de worden activiteit aangemaakt. Bij het invoeren van de conditie wordt gebruik gemaakt van hetzelfde invoervenster als waarmee de selectiefilters kunnen worden ingevoerd.

Eindtijd*

Geef hier de datum op wanneer de activiteit moet moet zijn afgehandeld. De datum kan niet direct worden ingevoerd, maar wordt gebaseerd op de activeringsdatum van de workflowregel, workflowactie of een datumveld in de workflowregel-entiteit. Hierna kan het aantal uren, dagen, weken of maanden na (+) of voor (-) de opgegeven datum worden opgegeven.

Werkdagen

In veel gevallen zal het niet wenselijk zijn een activiteit te initiëren in het weekend. Om dit te voorkomen kan de optie 'Werkdagen' worden geselecteerd. Hierop zal Logicworks CRM de berekende datum van de activiteit verplaatsen naar de eerstvolgende werkdag.

Onderwerp*

Voer hier het onderwerp van de activiteit in.

Type activiteit*

Als type activiteit kan worden gekozen uit Taak, Telefoongesprek of Afspraak.

Prioriteit*

Stel de prioriteit in van de activiteit: Laag, Normaal of Hoog.

Eigenaar*

In dit veld kan de eigenaar en daarmee verantwoordelijke voor de afhandeling van de activiteit worden geselecteerd. Dit kan de actieve gebruiker zijn, de eigenaar van de Workflow-regel entiteit waarvoor de Workflow wordt gestart, of een vrij te selecteren actieve gebruiker.

Het genereren van een nieuwe activiteit als onderdeel van een workflowregel wordt niet ondersteund tijdens de Outlook synchronisatie.

E-mail verzenden

Een tweede mogelijke workflowactie is de automatische verzending van een e-mailbericht als onderdeel van een Workflow. Een e-mailbericht kan direct worden verstuurd, zodat een workflowregel actief wordt of pas na verloop van een in te stellen tijdsperiode. De volgende invoervelden worden ingevoerd worden, waarbij de met een asterisk (*) gemarkeerde velden verplicht ingevuld dienen te worden.

wfaSendMail

Naam*

Geef een korte, maar duidelijke naam aan de workflowactie, zodat voor iedereen snel duidelijk is wat het doel van deze actie is.

Startconditie

Het uitvoeren van een workflowactie kan worden uitgesteld tot aan een bepaalde conditie wordt voldaan. Een eerste betalingsherinnering na 30 dagen hoeft pas te worden verzonden als de vervaldatum ook daadwerkelijk 30 dagen is verstreken en niet eerder. Bij het invoeren van de conditie wordt gebruik gemaakt van hetzelfde invoervenster als waarmee de selectiefilters kunnen worden ingevoerd.

E-mailsjabloon*

Selecteer een e-mailsjabloon welke moet worden verzonden. Dit e-mailsjabloon moet reeds zijn aangemaakt via de menuoptie Designers > Sjablonen.

Afzender*

De afzender van het e-mailbericht moet een bestaande en actieve gebruiker zijn of voorkomen in een gebruiker-veld van de workflowregel-entiteit waar de workflowactie deel van uitmaakt. Het e-mailbericht wordt verzonden op basis van het e-mailsysteem dat is opgegeven bij de voorkeurinstellingen van deze gebruiker.

Ontvanger*

Selecteer de contactpersoon of gebruiker waar het e-mailbericht naar moet worden verzonden. De in keuzelijst geselecteerde contactpersoon-velden worden bepaald op grond van de in de workflowregel-entiteit voorkomende contactpersoon-velden. De te selecteren gebruikers moeten bestaan, actief zijn en een koppeling hebben naar een contactpersoon. Dit laatste is te realiseren door in de voorkeurinstellingen van de gebruiker de overeenkomstige contactpersoon te selecteren.

Het verzenden van een e-mailbericht als onderdeel van een workflowregel wordt niet ondersteund tijdens de Outlook synchronisatie.

Velden bijwerken

Een reden om een Workflowregel te activeren kan het bijwerken van een veldwaarde in de workflow-entiteit of gerelateerde records zijn. Zo zou bijvoorbeeld de prioriteit van een Incident verhoogd kunnen worden als deze langer dan de overeengekomen duur open staat. In het onderstaande schermvoorbeeld wordt de Lead als onderdeel van een Workflowregel automatisch gedeactiveerd door de deze aan te merken als 'Verloren'.

wfaUpdateFields

Naam*

Geef een korte, maar duidelijke naam aan de workflowactie, zodat voor iedereen snel duidelijk is wat het doel van deze actie is.

Startconditie

Het uitvoeren van een workflowactie kan worden uitgesteld tot aan een bepaalde conditie wordt voldaan. Bij het invoeren van de conditie wordt gebruik gemaakt van hetzelfde invoervenster als waarmee de selectiefilters kunnen worden ingevoerd.

Velden*

Het bijwerken van de velden gebeurt vindt plaats in een apart venster, welke in grote lijnen overeenkomt met het invoervenster waarmee de selectiefilters worden gedefinieerd. Er zijn echter een aantal verschillen:

- Als logische operator kan alleen 'EN' worden geselecteerd.

- In plaats van vergelijkingsoperatoren worden afhankelijk van het veldtype toewijzingsoperatoren getoond: '=', '-=', '+=', '*=', '=formule', welke ook worden toegepast in de functie Veld bijwerken.

Een afwijkende toewijzingsoperator is de optie '=formule'. In dat geval moet met Script-editor een VBScript te worden geschreven welke de gewenste waarde retourneert.

Script

In sommige gevallen is het niet mogelijk om de gewenste workflowactie op basis van voorgedefinieerde workflowacties-typeringen te realiseren. In dat geval is het mogelijk een script met de VBScript-editor te schrijven, welke als worfklowactie wordt uitgevoerd. Bij het schrijven van het script kunnen de volgende interne workflow-eigenschappen worden gebruikt:

LWCRM.Workflow.ObjectType: Integer

Deze eigenschap retourneert het objecttype (crmobjecttypes.objecttype) waarop het script van toepassing is. Dit type komt overeen met het objecttype van de Workflow-entiteit.

LWCRM.Workflow.KeyValue: String

Retourneert de unieke waarde van het sleutelveld van het record dat de Workflow heeft getriggerd.

LWCRM.Workflow.ChangedValues: XML

Wordt een workflowactie direct na workflow-activering uitgevoerd, dan bevat deze eigenschap de gewijzigde velden.

LWCRM.Workflow.PriorValues: XML

Deze eigenschap bevat alle voorgaande waarden van gewijzigde velden.

LWCRM.Workflow.RowData: XML

Deze eigenschap retourneert alle actuele veldwaarden van het record dat de Workflow heeft getriggerd.

Naam*

Geef een korte, maar duidelijke naam aan de workflowactie, zodat voor iedereen snel duidelijk is wat het doel van deze actie is.

Startconditie

VBScript*

Hier kan een script worden geschreven met behulp van de Script Editor.

Wachten

In veel Workflowregels zal een wachtconditie nodig zijn. Bijvoorbeeld een eerste betalingsherinnering welke pas 30 dagen na de vervaldatum hoeft te worden verstuurd, of een escalatie van een klacht als deze na 1 week nog niet is afgehandeld. In veel gevallen zal het mogelijk zijn deze wachtconditie als onderdeel van de startconditie van een workflowactie op te nemen, waarbij gebruik gemaakt kan worden van de conditie 'Verstreken sinds'.

Er zijn twee situaties denkbaar waar gebruik gemaakt zal worden van de workflowactie 'Wachten'. Ten eerste kan het een workflowregel overzichtelijker maken. En de tweede reden kan voortvloeien uit het feit dat in een startconditie geen gebruik gemaakt kan worden van de activeringsdatum van de workflowregel en de workflowactie. Deze mogelijkheid biedt de workflowactie 'Wachten' wel.

wfaTimeOut

Naam*

Geef een korte, maar duidelijke naam aan de workflowactie, zodat voor iedereen snel duidelijk is wat het doel van deze actie is.

Wachtconditie*

Werkdagen

De workflowactie 'Wachten' is alleen actief als u beschikt over de Logicworks CRM Jobserver, welke de uitvoer van tijdgebonden workflowregels en -acties afhandelt.

Workflowregel

Met deze workflowactie is het mogelijk een nieuwe workflowregel te starten. Het is mogelijk dat een workflowactie de workflowregel aanroept waarvan het zelf deel uitmaakt. Dit vereenvoudigt het maken van repeterende workflowregels.

Het is toegestaan dat een workflowregel zichzelf aanroept, aangezien dit het genereren van zich herhalende processen sterk kan vereenvoudigen. Let echter zeer goed op dat u hiermee geen oneindige lus creëert van een zichzelf steeds weer aanroepende workflowregel!

Naam*

Geef een korte, maar duidelijke naam aan de workflowactie, zodat voor iedereen snel duidelijk is wat het doel van deze actie is.

Startconditie

Workflowregel*

Hier kan de workflowregel worden geselecteerd welke moet worden gestart. Er kunnen alleen workflowregels worden geselecteerd welke betrekking hebben op dezelfde entiteit.

De workflowactie 'Workflowregel' is alleen actief als u beschikt over de Logicworks CRM Jobserver, welke de uitvoer van tijdgebonden workflowregels en -acties afhandelt.