<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  Designers > Workflow > Workflowregels

 

Workflowregels leggen de basis voor de Logicworks CRM Workflow functionaliteit. Pas als zich een situatie voordoet waarin aan de voorwaarden van een workflowregel wordt voldaan, dan zal Logicworks CRM de Workflow, gedefinieerd via de workflowacties, starten.

 

Logicworks CRM Jobserver

Het is mogelijk workflowregels te definieren zonder dat u beschikt over de Logicworks CRM Jobserver. Wilt u echter effectief gebruik kunnen maken van Workflow, dan is de Jobserver onontbeerlijk. Deze zorgt er namelijk voor dat wachtcondities in de workflowacties worden geevalueerd voordat de workflowactie daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Wordt bijvoorbeeld een nieuwe factuur gemaakt, dan hoeft de workflowactie, welke de verzending van een betalingsherinnering verzocht, pas na een x aantal dagen te worden uitgevoerd. Beschikt u niet over de Jobserver, dan zal deze workflowactie nooit worden uitgevoerd, omdat er geen proces is dat deze wachtconditie in de gaten houdt.

 

Gebruikt u geen Jobserver, dan kan het gebruik van Workflow toch uiterst zinvol zijn. Zo is het mogelijk bepaalde velden automatisch bij te werken als een record wordt aangemaakt of gewijzigd. Ook kan in 1 keer een aantal activiteiten worden aangemaakt, welke benodigd zijn voor lead-opvolging.

 

 

Workflowregel beheren

De Workflowregels kunnen worden geselecteerd via de menuoptie Designers > Workflowregels. Vanuit deze lijst kunnen de workflowregels worden aangemaakt, gewijzigd en indien nodig verwijderd. De onderstaande afbeelding toont een voorbeeld van een mogelijke workflowregel.

 

 

 

Entiteit

Een Workflowregel heeft altijd betrekking op 1 specifieke entiteit, zoals een Contactpersoon, Factuur, Incident, etc.

 

Actief

Het is aan te raden een Workflowregel niet te activeren als u nog bezig bent deze te definieren. Zodra de workflowregel en bijbehorende workflowacties zijn vastgelegd kunt u deze optie aanvinken, waarna de workflowregel actief wordt. Is een workflowregel niet langer van toepassing, dan kan door het uitzetten van deze optie de workflowregel worden gedeactiveerd.

 

Naam

Geef een korte, maar duidelijke naam aan de workflowregel, zodat voor iedereen snel duidelijk is wat het doel van deze workflowregel is.

 

Omschrijving

In dit notitie-veld kan een aanvullende toelichting worden gegeven op de workflowregel.

 

Start als

Een workflowregel kan automatisch worden gestart als een nieuw record wordt aangemaakt, een bestaand record wordt gewijzigd of verwijderd. Om een workflowregel niet onnodig vaak uit te laten voeren kunnen bij het wijzigen van een record de relevante velden worden geselecteerd. Pas als minimaal 1 van deze velden wordt gewijzigd zal de workflowregel worden gestart.

 

Een extra optie om een workflowregel te activeren is gebruikers de mogelijkheid te bieden een workflowregel handmatig te starten. Dit kan in combinatie met de andere 'Start als' criteria, maar het is ook mogelijk alleen de optie 'Handmatig starten' te selecteren.

 

Startconditie

Het uitvoeren van een workflowregel zal niet voor alle records van de opgegeven entiteit zijn gewenst. Zo zal bijvoorbeeld het starten van een Workflow voor het verzenden van betalingsherinneringen niet nodig zijn als het een Automatisch incasso betreft. Via de startconditie kan daarom nog een aanvullende conditie worden gedefinieerd waaraan een record moet voldoen om de workflowregel te activeren. Bij het invoeren van de startconditie wordt gebruik gemaakt van hetzelfde invoervenster als waarmee de selectiefilters kunnen worden ingevoerd.

 

 

Stoppen als

Hiermee kan aangegeven worden onder welke voorwaarden een geactiveerde workflowregel tussentijds moet worden afgebroken. Een voorbeeld is een geactiveerde workflowregel welke betalingsherinneringen verstuurd aan debiteuren. Zodra de debiteur de factuur heeft betaald is het niet langer nodig om betalingsherinneringen te versturen en kan de workflowregel worden afgebroken. Bij het invoeren van de startconditie wordt gebruik gemaakt van hetzelfde invoervenster als waarmee de selectiefilters kunnen worden ingevoerd.