|
<< Click to Display Table of Contents >> Crystal Reports sjablonen |
  
|
|
<< Click to Display Table of Contents >> Crystal Reports sjablonen |
|
Logicworks CRM biedt de mogelijkheid om met Crystal Reports ontwikkelde rapportages in te voegen als sjabloon. U dient derhalve te beschikken over een geldige Crystal Reports licentie.
Crystal Reports rapportages kunnen worden gebruikt voor het afdrukken van facturen, pakbonnen, picklijsten, management rapportages, etc. Het gebruik van Crystal Reports sjablonen heeft als voordeel dat een rapport zeer precies kan worden opgemaakt en het biedt veel mogelijkheden voor specifieke aanpassingen en groeperingen.
Met behulp van een Rapportage sjabloon wordt aangegeven hoe Logicworks CRM om moet gaan met de te koppelen Crystal Reports sjablonen. Het ontwikkelen van de Crystal Reports templates dient buiten Logicworks CRM om te gebeuren met Crystal Reports.
•Selecteer vanuit de menugroep Designers de optie Sjablonen
•Kies in de Mappenlijst Sjabloontype 'Crystal Reports'
•Druk op de knop [Nieuw] of gebruik het Snelmenu
Er wordt nu een detailvenster geopend met twee tabbladen: Algemeen en Instellingen
Betreft*
Het te selecteren objecttype moet overeenstemmen met het gebruiksdoel van het sjabloon. Het objecttype bepaalt namelijk mede het filter dat zal worden toegepast op het sjabloon. Betreft het bijvoorbeeld een factuur template, dan moet het objecttype 'Factuur' worden geselecteerd.
 | Als het tabblad Algemeen wordt verlaten of het Sjabloon worden opgeslagen, dan kan dit veld niet meer worden gewijzigd. |
Status*
Een sjabloon kan een drietal statuswaarden meekrijgen, nl. Concept, Goedgekeurd en Vervallen. Deze statuswaarden kunnen worden gebruikt om de opzoeklijst met sjablonen te beperken tot alleen de goedgekeurde sjablonen.
Naam*
Voer een korte en helder omschrijving van het doel van het sjabloon in, zodat het gebruik van het Sjabloon ook voor andere gebruikers duidelijk is.
Omschrijving
Hier kan een meer gedetailleerde omschrijving van het Sjabloon worden ingevoerd.
Gegevensbron*
Alle met Crystal Reports gedefinieerde sjablonen hebben een initiële gegevensbron (lees: tabel) waarop de sjabloon is gebaseerd. Op grond van de gegevensbron weet Logicworks CRM welke Primary Key als filterwaarde moet worden gebruikt bij het afdrukken.
Selectie
Voordat een rapportage moet worden afgedrukt zal de gebruiker vaak een selectie willen maken. Hij wil bijvoorbeeld alleen de voorraad van producten uit een bepaalde productgroep in het rapport opnemen. In dat geval kan productgroep als een van de drie mogelijke selecties opgegeven worden. In de eerste kolom kan het selectieveld worden geselecteerd en in de tweede kolom kan de omschrijving voor de gebruiker ingevoerd worden. Deze omschrijving wordt aan de gebruiker gepresenteerd als hij zijn keuze voor de gewenste selectie opgeeft.
| Wordt het rapport alleen afgedrukt vanuit de detailvensters, dan is het niet noodzakelijk de selectievelden op te geven. |
Sjabloon*
Selecteer de Crystal Reports sjabloon welke gebruikt moet worden voor het afdrukken van het rapport.
Gekoppeld venster
Het is mogelijk een Rapportage sjabloon te koppelen aan één of meerdere detailvensters, zodat de gebruiker het rapport direct kan afdrukken vanuit deze detailvensters en lijstweergaven.
Team
Mag een Crystal Reports sjabloon alleen door een team worden gebruikt, dan kan hier het betreffende team worden geselecteerd.
Actie*
Logicworks CRM ondersteunt met betrekking tot Crystal Reports sjablonen een drietal acties.
1. Afdrukken
Met deze default optie kan het Crystal Reports sjabloon worden afgedrukt naar een op te geven apparaat.
2. Opslaan als bijlage
Met deze optie wordt de uitvoer van het Crystal Reports sjabloon niet afgedrukt, maar als PDF-bijlage opgeslagen bij het desbetreffende item op in de opgegeven map.
3. Verzend per mail
Met deze optie wordt de uitvoer van het Crystal Reports sjabloon niet afgedrukt, maar als PDF-bijlage verzonden naar de opgegeven Ontvanger, zie verderop.
Direct verzenden
Bij de vervolgactie 'Verzend per mail' kan aangegeven worden of het e-mailbericht direct moet worden verzonden. Indien deze optie niet wordt aangevinkt zal Logicworks CRM het e-mailbericht openen, waarna de gebruiker het bericht nog aan kan passen voordat het wordt verzonden.
Apparaat
Geef een standaard printer aan welke kan worden gebruikt bij het afdrukken. De gebruiker kan het voorgestelde apparaat overschrijven tijdens de voorbereiding van het afdrukken.
Exemplaren
Geef het standaard aantal kopieën op dat moet worden afgedrukt van het rapport. Ook dit aantal kan later worden gewijzigd door de gebruiker.
Crystal Reports printerinstellingen toepassen
Het kan zijn dat het Crystal Report sjabloon op een specifieke printer moet worden afgedrukt. Activeer in dat geval deze optie, waarna de gebruiker niet meer de mogelijkheid het afdrukapparaat te wijzigen tijdens het afdrukken.
Naam bijlage
Wanneer als actie Opslaan als bijlage of Verzend per mail is geselecteerd, dan moet hier de naam van het PDF-document worden opgegeven. Als is gekozen voor Opslaan als bijlage, dan is het ook mogelijk hier een volledig (UNC) pad op te geven. In dat geval wordt het document niet als bijlage opgeslagen, maar in de opgegeven map.
E-mail sjabloon
Is als actie Verzend per mail gekozen, dan moet hier het e-mail sjabloon worden geselecteerd dat moet worden gebruikt om de PDF-bijlage te verzenden.
Ontvanger
Bij de actie Verzend per mail moet tenslotte een contactpersoon-veld binnen de sjabloon entiteit worden geselecteerd. Het e-mailbericht zal uiteindelijk worden verzonden naar de contactpersoon welke hier door de gebruiker is ingevuld.
Ontvanger (Factuur e-mailadres)
Voor factuur-gerelateerde sjablonen wordt een extra optie 'Factuur e-mailadres' toegevoegd aan de keuzelijst van mogelijke ontvangers. Wordt deze optie gekozen, dan zal Logicworks CRM de factuur als pdf-bijlage versturen naar het factuur e-mailadres dat is opgegeven bij de klant. Zie hoofdstuk factuurverzending.
Afzender
Bij de actie Verzend per mail kan een vaste afzender van het e-mailbericht worden geselecteerd. Dit voorkomt dat bijvoorbeeld per e-mail verzonden facturen in de spambox van de ontvanger terecht komen.
E-mail criteria
Ook als is aangegeven dat het rapport als e-mailbijlage moet worden verzonden, dan wilt u het rapport wellicht toch niet altijd als e-mailbijlage versturen. Middels de e-mail criteria kunt u aangeven wanneer u wilt dat het rapport als e-mail moet worden verstuurd. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat facturen standaard per e-mail worden verstuurd, tenzij een klant heeft aangegeven dat hij facturen per post willen ontvangen. Bij het instellen van de e-mail criteria wordt gebruikt gemaakt van het selectiefilter venster.