<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  Verkoop > Facturering > Factuurverzending

 

In Logicworks CRM worden facturen afgedrukt met behulp van een Crystal Reports template. Bij de standaard instelling van een Factuur-sjabloon zal deze worden afgedrukt en per post naar de klant worden verstuurd. Het wordt echter steeds gebruikelijker om facturen niet meer per post, maar per e-mail te verzenden. In dit hoofdstuk zal stapsgewijs worden beschreven hoe dit kan worden gerealiseerd in Logicworks CRM.

 

 

1. Factuurverzending opties toevoegen

Per debiteur kan worden aangegeven of de factuur per post of per email moet worden verzonden. Hiervoor zijn twee extra velden toegevoegd aan zowel Bedrijven als Contactpersonen. Deze velden dienen met de Form Designer (menuoptie: Designers > Object Designer > Form Designer) aan de invoerschermen te worden toegevoegd, zodat de gebruikers de gegevens kunnen beheren.

 

- Factuurverzending ( veldnaam: invoicedeliverymethod )

Afhankelijk van de klantwens kan hier worden gekozen voor Post of E-mail.

 

- Factuur e-mailadres ( veldnaam: emailaddressinvoice )

Is gekozen voor een factuurverzending per e-mail, dan moet in dit veld het gewenste e-mailadres worden ingevuld. Er is gekozen voor een specifiek factuur e-mailadres, omdat facturen veelal naar een e-mailadres moeten worden verzonden, dat afwijkt van het standaard e-mailadres van het bedrijf. Voor de eenduidigheid is ervoor gekozen om deze werkwijze ook te hanteren voor particulieren.

 

 

 

 

 

2. E-mail factuursjabloon

Nadat Logicworks CRM een PDF-factuur heeft gegenereerd, zal het document per e-mail moeten worden verzonden. Hiervoor gebruiken we een standaard factuur-gerelateerd e-mailsjabloon (menuoptie: Designers > Sjablonen > E-mail).  In onderstaande schermafdruk wordt een voorbeeld van een mogelijk e-mailsjabloon getoond. Door het gebruik van samenvoegvelden is het sjabloon volledig op maat in te richten.

 

In het tabblad 'Bijlagen' kunnen eventueel standaard bijlagen - zoals betalingsvoorwaarden - worden toegevoegd. Deze bijlagen worden automatisch meegestuurd als het mailbericht wordt verzonden.

 

 

 

 

 

3. Crystal Reports factuursjabloon

Gebruikers die reeds facturen versturen vanuit Logicworks CRM zullen al een Crystal Reports template hebben gekoppeld aan een factuursjabloon (menuoptie: Designers > Sjablonen > Crystal Reports).  Om de PDF-factuur te laten versturen als e-mailbijlage zijn een tweetal instellingen van belang, namelijk 'Apparaat' en 'Ontvanger'.

 

Apparaat

Om te voorkomen dat facturen, die niet per e-mail moeten worden verzonden, niet worden afgedrukt moet hier de juiste factuur-printer worden geselecteerd. Tijdens het afdrukken van de facturen zal Logicworks CRM steeds controleren of een factuur per e-mail moet worden verzonden. Als dat niet het geval is, dan zal de factuur worden afgedrukt op de bij het sjabloon opgegeven printer.

 

Ontvanger

Het is van belang dat hier als ontvanger Factuur-emailadres wordt gekozen. Dit is voor Logicworks CRM namelijk de trigger om de factuurinstellingen bij de debiteur te controleren alvorens de factuur af te drukken of te verzenden per e-mail. Wordt namelijk een andere ontvanger geselecteerd, bijvoorbeeld Factuur.Contactpersoon, dan worden de factuurinstellingen van de debiteur niet gecontroleerd.