|
<< Click to Display Table of Contents >> Integratie opties |
  
|
|
<< Click to Display Table of Contents >> Integratie opties |
|
In de vorige hoofdstukken is beschreven hoe de integratie met een E-mail service provider kan worden voorbereid. In dit hoofdstuk zal worden beschreven hoe de gegevensuitwisseling met Logicworks CRM kan worden gerealiseerd.
De menuopties ten behoeve van de integratie worden onder de menuoptie Extra in het Logicworks CRM hoofdvenster getoond als de menugroep 'Relatiebeheer' actief is. Daarnaast moet een gebruiker geautoriseerd zijn om deze menuopties te activeren.
 | Tijdens het synchroniseren van gegevens tussen Logicworks CRM en de E-mail service provider wordt het eerste e-mailadres (contacts.emailaddress1) altijd als sleutelveld gebruikt. Als in Logicworks CRM meerdere contactpersonen voorkomen met hetzelfde e-mailadres, dan zullen de wijzigingen bij al deze contactpersonen worden bijgewerkt. Een e-mailadres zal echter nooit meer dan 1x worden toegevoegd aan de database van de E-mail service provider. |
Beschikbaar in: YMLP, MailChimp
Als u al langer werkt met een E-mail marketing service, dan zullen er waarschijnlijk inschrijvingen in de database van deze aanbieder staan, welke nog niet in Logicworks CRM voorkomen. Deze inschrijvingen kunnen zowel betrekking hebben op bestaande als nieuwe relaties en kunnen middels deze menuoptie worden geimporteerd. Na het selecteren van de menuoptie wordt het volgende popup-venster getoond.
Actie
Hier kan uit een drietal opties worden gekozen: Bijwerken, Toevoegen en Toevoegen en bijwerken.
Als wordt gekozen voor 'Toevoegen', dan worden alleen niet-bestaande relaties toegevoegd aan de database. Hierbij worden de groepen waarin de relatie bij de ESP voorkomt automatisch aangevinkt in Logicworks CRM. Als wordt gekozen voor 'Bijwerken', dan worden alleen de groepen waarin de relatie voorkomt aangevinkt in Logicworks CRM.
Toevoegen als
Hier kunt u aangeven of een in Logicworks CRM nog niet bekende relatie moet worden toegevoegd als Lead of als Contactpersoon. Zodra u vervolgens op de [OK]-knop klikt worden de inschrijvingen ingelezen, waarbij in de statusbalk van Logicworks CRM de voortgang wordt getoond.
| Let op dat bij een groot aantal relaties in de database van de E-mail service provider het het enige tijd kan duren voordat alle inschrijvingen zijn verwerkt in Logicworks CRM. |
Staat u toe dat relaties zich inschrijven via de website van de E-mail service provider, dan is het verstandig deze functie te automatiseren met behulp van de Jobserver. Gebruik hiervoor de methode LWCRM.Webservices.emsImportEmsContacts.
MailChimp
De API van MailChimp staat niet toe dat regelmatig grote aanvragen worden gedaan. Daarom wordt bij MailChimp bijgehouden wanneer de laatste import is uitgevoerd. Alleen MailChimp-wijzigingen vanaf deze datum zullen daarom worden opgevraagd en verwerkt. wordt de functie voor de eerste keer uitgevoerd, dan wordt als wijzigingsdatum 01-01-2000 aangehouden. Tijdens het importeren worden tevens de Bounces, Uitschrijvingen en wijzigingen in Interesses bijgewerkt in Logicworks CRM.
Beschikbaar in: YMLP, MailChimp
Nadat de EMS inschrijvingen zijn ingelezen, dienen de contactgegevens uit Logicworks CRM naar de database van de E-mail service provider geexporteerd te worden. De meeste eenvoudige optie is gebruik te maken van de menuoptie 'EMS contactgegevens bijwerken' in het hoofdvenster. Logicworks CRM zal nu alle contactpersonen en leads doorlopen en zo nodig toevoegen aan de EMS database. Hierbij worden uiteraard alleen personen bijgewerkt, waarvan minimaal 1 in de EMS voorkomende groep is geselecteerd. Het is mogelijk deze methode aan te roepen vanuit een jobactie met de volgende methode: LWCRM.Webservices.emsBulkUpdateContacts.
Zodra de databases van Logicworks CRM en de E-mail service provider met elkaar zijn gesynchroniseerd is het van belang wijzigingen in Logicworks CRM automatisch te laten verwerken in de database van de E-mail service provider. Dit is vrij eenvoudig te realiseren met behulp van een Workflow regel.
Maak twee Workflowregels aan en zorg dat deze worden uitgevoerd bij het aanmaken en wijzigen van een Contactpersoon of Lead, zie schermvoorbeeld. Het is mogelijk het bijwerken van de E-mail service provider database alleen uit te voeren als specifieke worden gewijzigd. In ons voorbeeld bevat het veld 'Mailings' de groepen welke worden gesynchroniseerd met de E-mail service provider, en het veld 'Briefaanhef' wordt gebruikt als samenvoegveld in de verzonden nieuwsbrieven. Zodra deze velden wijzigen willen we dat dit wordt verwerkt in de database van de E-mail service provider.
Als Workflow taak kunnen we volstaan met een taak van het type 'Script'. Het onderstaande script zorgt daarbij voor het bijwerken van de de E-mail service provider database.
Function crmScript
'Als het e-mailadres is gewijzigd, verwijder dan eerst het bestaande contact
If Instr( LCase(LWCRM.Workflow.ChangedValues), "emailaddress1") > 0 Then
emailAddress = LWCRM.Xml.GetTagValue(LWCRM.Workflow.PriorValues, "emailaddress1" )
Call LWCRM.Webservices.emsDeleteContact( "", emailAddress )
End If
Call LWCRM.Webservices.emsUpdateContact( LWCRM.Workflow.KeyValue )
crmScript = True
End Function
EMS uitschrijvingen verwerken
Beschikbaar in: YMLP
Relaties waar een nieuwsbrief naartoe wordt gestuurd, wordt altijd de mogelijkheid geboden zich uit te schrijven. Deze uitschrijvingen worden automatisch verwerkt in de database van de E-mail service provider, maar zullen niet automatisch worden verwerkt in Logicworks CRM. Ook soft en hard bounces worden geregistreerd bij de provider, maar niet automatisch in Logicworks CRM. Om deze uitschrijvingen en bounces ook in Logicworks CRM te verwerken kan deze menuoptie worden gebruikt.
Bij het verwerken van uitschrijvingen worden alle groepen met ems:-referentie waarin deze contactpersonen of leads zijn opgenomen automatisch verwijderd. Hierbij worden tevens de velden 'EMS Unsubscribed' en 'EMS Unsubscribe datum' ingevuld. Bij het verwerken van bounces wordt geen wijziging aangebracht in de groepen met ems:-referentie. Alleen de velden 'EMS Bounced' en 'EMS Bounce datum' worden nu ingevuld. Daarnaast wordt een extra regel toegevoegd aan de contacthistorie van de contactpersoon/lead, zodat de de uitschrijving resp. bounce informatie zichtbaar is in het tabblad Activiteiten.
Het is mogelijk bounces en uitschrijvingen automatisch te laten verwerken met behulp van de Jobserver. Er dient in dat geval een jobactie van het type 'script' te worden geschreven met een aanroep naar de methode: LWCRM.Webservices.emsProcessBouncesAndUnsubscribes(). Door aan de job een terugkeerpatroon te koppelen zal deze op de ingestelde tijdstippen automatisch de bounces en uitschrijvingen verwerken
In MailChimp worden de uitschrijvingen en bounces automatisch verwerkt tijdens het verwerken van de meeste recente MailChimp-mutaties.
EMS nieuwsbrief-taken aanmaken
Beschikbaar in: YMLP
Het is mogelijk in Logicworks CRM bij de relaties te registreren welke nieuwsbrieven zijn verzonden door de E-mail service provider. Hierbij wordt een regel toegevoegd aan de contacthistorie en is daardoor zichtbaar via het tabblad 'Activiteiten'. Na het selecteren van de menuoptie Extra > EMS nieuwsbrief-taken aanmaken wordt het onderstaande popup-venster geopend.
Nieuwsbrief
Selecteer hier de nieuwsbrief waarvan u de verzendingen wilt registeren in Logicworks CRM. Naast de naam van de nieuwsbrief wordt tussen ronde haken het aantal verzonden nieuwsbrieven weergeven en tevens het tijdstip waarop de nieuwsbrief is verzonden. Zodra u de gewenste nieuwsbrief heeft geselecteerd kunt u met een druk op de [OK]-knop de contacthistorie bij laten werken. In de statusbalk van Logicworks CRM wordt hierbij de voortgang getoond.