<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  Boekhoud integratie > SnelStart integratie

 

De Logicworks CRM Boekhoud integratie module biedt gebruikers o.a. de mogelijkheid hun SnelStart boekhoudsoftware te integreren met Logicworks CRM. Deze integratie verloopt via de SnelStart!Gateway module.

 

In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u een integratie met SnelStart realiseert en welke extra mogelijkheden de Boekhoud integratiemodule van Logicworks CRM te bieden heeft.

 

 

1. Vereiste licenties activeren

Om de integratie tussen Logicworks CRM en SnelStart mogelijk te maken heeft u in beide applicaties een aanvullende licentie nodig.

- Logicworks CRM Boekhoud integratie. Deze module is leverbaar in combinatie met de Logicworks CRM Professional en Enterprise Editie.

- SnelStart!Gateway module. Deze kan gratis worden aangevraagd bij bij SnelStart.

 

 

2. SnelStart configuratiebestand aanpassen

Zijn de licenties geactiveerd, pas dan de het configuratiebestand snelstart.ini aan met behulp van de Configuratie Editor. Het bestand moet in de map gegevensuitwisseling (zie Setup) of in de opstartmap van Logicworks CRM worden geplaatst. De indeling van het SnelStart configuratiebestand ziet er als volgt uit:

 

<SnelStart>

 <Database.Type>MDB</Database.Type>

 <Database.Datasource>C:\Snelstart\Administraties</Database.Datasource>

 <Database.Catalog>SnelStart Voorbeeldbedrijf</Database.Catalog>

 <Database.SystemDatabase>C:\Program Files\SnelStart\V900\SnelStart.mdw</Database.SystemDatabase>

 <Database.Username></Database.Username>

 <Database.Password></Database.Password>

 <SnelStart.Username>Beheerder</SnelStart.Username>

 <SnelStart.Password>12345</SnelStart.Password>

 <VestigingsAdres>0</VestigingsAdres>

 <CorrespondentieAdres>1</CorrespondentieAdres>

</SnelStart>

 

Database.Type

In SnelStart kan worden worden gekozen om de gegevens op te slaan in Microsoft SQL Server (MSSQL), Microsoft Access (MDB), LocalDB (LDB) of online (ONLINE). Voer afhankelijk van de gekozen administratie database het juiste databasetype, zoals vermeld tussen de ronde haken, in.

 

Database.Datasource

Bij gebruik van Microsoft SQL Server dient hier de servernaam opgegeven te worden waar SQL Server is geinstalleerd, bijvoorbeeld: LWSERVER02. Worden de gegevens in SnelStart opgeslagen in Access, dan moet hier de map opgegeven worden waar de acces-database zich bevindt, bijvoorbeeld: c:\snelstart\administraties.

 

Database.Catalog

De catalog moet de databasenaam bevatten. De exacte naamgeving is te achterhalen via de optie 'Administratie kiezen' in SnelStart. Let op dat bij een Microsoft Access database de bestandsextensie '.MDB' in de naam wordt meegegeven, bijvoorbeeld: 'Snelstart Voorbeeldadministratie.mdb'.

 

Database.SystemDatabase

Niet alle voor de gegevensuitwisseling vereiste gegevens zijn via de SnelStart!Gateway te achterhalen. In enkele gevallen moet de benodigde informatie daarom direct uit de SnelStart database worden opgevraagd.  Bij gebruik van Microsoft Access als SnelStart database moet Logicworks CRM daarom weten waar het beveiligingsbestand (snelstart.mdw) van SnelStart zich bevindt. In de meeste gevallen zal dit bestand zich in de opstartfolder van SnelStart bevinden, bijvoorbeeld: C:\Program Files\SnelStart\V900\SnelStart.mdw.  

 

Database.Username, Database.Password

Niet alle voor de gegevensuitwisseling vereiste gegevens zijn via de SnelStart!Gateway te achterhalen. In enkele gevallen moet de benodigde informatie daarom direct uit de SnelStart database worden opgevraagd.  Bij gebruik van Microsoft SQL Server als SnelStart database moet Logicworks CRM het gebruikersnaam en wachtwoord waarmee de SnelStart database kan worden benaderd.  

 

SnelStart.Username

Gebruikersnaam waarmee Logicworks CRM in moet loggen in SnelStart.

 

SnelStart.Password

Het wachtwoord dat behoort bij de SnelStart gebruikersnaam waarmee wordt ingelogd.

 

VestigingsAdres

Hier dient aangegeven te worden met welk Logicworks CRM adrestype het vestigingsadres uit SnelStart moet worden gesynchroniseerd.

 

CorrespondentieAdres

Hier dient aangegeven te worden met welk Logicworks CRM adrestype (addresses.addresstype) het afwijkende correspondentieadres uit SnelStart moet worden gesynchroniseerd.

 

 

3. Importeren SnelStart klanten en leveranciers

Het beheer van de relatiegegevens kan zowel in Logicworks CRM als in SnelStart plaatsvinden. Het is echter belangrijk hier een keuze in te maken, aangezien het niet mogelijk is de relaties in beide pakketten te beheren. De meest logische plek om de relatiegegevens te beheren is in Logicworks CRM. Wel kan er eventueel voor worden gekozen om de relevante Extra velden in SnelStart te blijven beheren. Deze gegevens kunnen namelijk niet worden uitgewisseld met Logicworks CRM via de SnelStart!Gateway.

 

De gegevensuitwisseling tussen Logicworks CRM en SnelStart vindt plaatst via de SnelStart Relatiecode. In Logicworks CRM wordt deze Relatiecode, afhankelijk van het relatietype, vastgelegd in de velden Debiteurnummer (Klant) en Crediteurnummer  (Leverancier). De methode LWCRM.SnelStart.ImportRelaties zorgt ervoor dat zowel de klanten als de leveranciers uit SnelStart worden ingelezen in Logicworks CRM.

 

Blijkt bij de import dat een SnelStart Relatiecode al voorkomt in Logicworks CRM, dan worden de Logicworks CRM relatiegegevens bijgewerkt. Bestaat deze Relatiecode nog niet, dan wordt een nieuw bedrijf of contactpersoon aangemaakt in Logicworks CRM. Een SnelStart klant/leverancier wordt ingelezen als Bedrijf als het SnelStart-veld Contactpersoon is ingevuld, als het veld leeg is, dan wordt de relatie ingelezen als Contactpersoon. De relatie in het onderstaande schermvoorbeeld zal daarom worden ingelezen als Bedrijf in Logicworks CRM.

 

 

 

Function crmScript()

 Call LWCRM.SnelStart.ImportRelaties()

 crmScript = True

End Function

 

 

4. Exporteren Logicworks CRM relaties

Nadat de SnelStart klanten en/of leveranciers initieel zijn geimporteerd in Logicworks CRM wordt aangeraden het beheer van de relaties in Logicworks CRM plaats te laten vinden. Wijzigingen aangebracht in Logicworks CRM kunnen zo via de Form.onUpdate of een Workflowregel worden geexporteerd naar SnelStart.

 

Om een relatie op juiste wijze te kunnen synchroniseren met SnelStart is het belangrijk met de Form Designer de velden Debiteur, Debiteurnummer, Crediteur, Crediteurnummer worden toegevoegd aan de Logicworks CRM relatie invoerschermen. Als de velden Debiteurnummer of Crediteurnummer zijn gevuld, dan worden deze gematcht met de Relatiecode in SnelStart, zodat de gegevens kunnen worden geexporteerd naar de juiste Klant of Leverancier. Als in Logicworks CRM een nieuwe Debiteur of Crediteur wordt aangemaakt, dan moet een vinkje worden gezet in deze velden. Tijdens het exporteren naar SnalStart wordt dan automatisch een nieuwe Klant of Leverancier aangemaakt.

 

 

Voordat de relatiegegevens worden geexporteerd naar SnelStart wordt zo nodig de callout preSnelStartExportRelatie  aangeroepen. Als deze callout is gedefinieerd, dan moet True worden geretourneerd om de synchronisatie door te laten gaan. Wordt False geretourneerd, dan wordt de synchronisatie afgebroken. Wanneer een Logicworks CRM relatie is geexporteerd naar SnelStart , dan wordt (indien gedefinieerd) de callout postSnelStartExportRelatie aangeroepen.

 

Voorbeeld Account.Form.onUpdate

Function crmScript()

 Call LWCRM.SnelStart.ExportAccount( LWCRM.SelectedKeyValues )

 crmScript = True

End Function

 

Voorbeeld Contact.Form.onUpdate

Function crmScript()

 Call LWCRM.SnelStart.ExportContact( LWCRM.SelectedKeyValues )

 crmScript = True

End Function

 

Voorbeelden Workflowregel

Function crmScript()

 Call LWCRM.SnelStart.ExportAccount( LWCRM.Workflow.KeyValue )

 crmScript = True

End Function

 

Function crmScript()

 Call LWCRM.SnelStart.ExportContact( LWCRM.Workflow.KeyValue )

 crmScript = True

End Function

 

 

5. Inrichten productbeheer

Om facturen te kunnen exporteren naar SnelStart is het noodzakelijk dat het productbeheer juist is ingericht. De meeste eenvoudige manier om de producten aan te maken in Logicworks CRM is gebruik te maken van de SnelStart-importfunctie LWCRM.SnelStart.ImportArtikelen. Hiermee worden alle SnelStart-artikelgegevens ingelezen in de Logicworks CRM producten-tabel.

 

Wanneer een SnelStart-artikel is ingelezen in Logicworks CRM, dan wordt (indien gedefinieerd) de callout postSnelStartImportArtikel aangeroepen.

 

Function crmScript()

 Call LWCRM.SnelStart.ImportArtikelen()

 crmScript = True

End Function

 

 

6. Genereer journaalposten o.b.v. Logicworks CRM factuur

Facturen kunnen op eenvoudige wijze worden geexporteerd naar SnelStart in de vorm van journaalposten. Hierbij worden per omzetrekening (vastgelegd bij de producten waarop een factuurregel is gebaseerd) een journaalpost aangemaakt in SnelStart. Zodra een factuur is geüpload naar SnelStart wordt de factuur gemarkeerd als zijnde geexporteerd (invoices.UploadedToGeneralLedger). Hiermee wordt voorkomen dat een factuur meerdere keren wordt geüpload naar SnelStart.

 

Wanneer een factuur is geüpload naar SnelStart, dan wordt (indien gedefinieerd) de callout postCreateJournalEntryFromInvoice  aangeroepen.

 

Om de upload mogelijk te maken moet een Gebruikersmenu-optie worden toegevoegd aan de facturen. In dit script kan de SnelStart-exportfunctie LWCRM.SnelStart.CreateJournalEntryFromInvoice worden aangeroepen. Wordt de menuoptie ook vanuit het detailvenster uitgevoerd, dan moet nog een extra regel 'Call ActiveForm.Load' worden toegevoegd, zodat de venstergegevens na de export worden geactualiseerd.

 

Voorbeeld

Function crmScript()

 dagboekVerkopen = "1300"

 defaultOmzetrekening = "8000"

 Call LWCRM.SnelStart.CreateJournalEntryFromInvoice( LWCRM.SelectedKeyValues, dagboekVerkopen, defaultOmzetrekening )

 Call ActiveForm.Load

 crmScript = True

End Function

 

 

7. Verwerken factuurbetalingen

Het is mogelijk om in SnelStart geregistreerde factuurbetalingen te verwerken in Logicworks CRM. Wanneer het totaal aan ontvangen betalingen overeenkomt met het factuurbedrag, dan wordt de status van de factuur automatisch op ‘Betaald’ gezet. Het verwerken van factuurbetalingen dient te worden geïnitieerd vanuit een Logicworks CRM script. Dit script kan geautomatiseerd worden uitgevoerd door de Jobserver of handmatig door de gebruiker via een klantspecifieke Contextmenu-optie.

 

Om een factuurbetaling te kunnen verwerken zijn een drietal gegevens noodzakelijk, namelijk het debiteurnummer, het factuurnummer en de code van het Verkoopboek.  Meestal zal het het eenvoudigste zijn om met de Query Builder een query te definieren van alle openstaande facturen en deze af te lopen in het script.

 

Voorbeeld

Function crmScript()

 

 Const lwcVerkoopBoek = 4

 

 Const adOpenForwardOnly = 0

 Const adLockReadOnly = 1

 Const adCmdText = 1

 

 Set rstInvoice = CreateObject( "ADODB.Recordset" )

 

 sql = LWCRM.Database.LoadSQLQuery("5000S") & " ORDER BY InvoiceNumber"

 rstInvoice.Open sql, LWCRM.Database.Connection, adOpenForwardOnly, adLockReadOnly, adCmdText

 Do While Not rstInvoice.Eof

 

   Call LWCRM.SnelStart.ProcessInvoicePayments( rstInvoice.Fields("debtornumber").Value, rstInvoice.Fields("invoicenumber").Value, lwcVerkoopBoek )

 

   rstInvoice.MoveNext

 Loop

 rstInvoice.Close

 

 crmScript = True

 

End Function

 

 

LWCRM.SnelStart.GetFieldValue

Omdat de SnelStartGateway niet de mogelijkheid biedt  alle gegevens uit te wisselen kan gebruik gemaakt worden van de methode LWCRM.SnelStart.GetFieldValue om gegevens middels een SQL query uit de SnelStart database op te vragen.

 

 

 

Veldconversies Relaties

Bij de gegevensuitwisseling met SnelStart worden (indien van toepassing) dezelfde veldnamen gebruikt in de tabel Bedrijven (accounts) en Contactpersonen (contacts).    

 

 

 

Veldconversies Artikelen

Bij de gegevensuitwisseling met SnelStart worden (indien van toepassing) de volgende velden uit de Producten-tabel (products) uitgewisseld.