<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  Relatiebeheer > Relaties ontdubbelen > Setup matchcodes

 

Bij het gebruik van een CRM toepassing is niets zo frusterend als het meerdere keren voorkomen van dezelfde Contactpersoon, Lead of Bedrijf. Logicworks CRM kan gebruikers tijdens de invoer van nieuwe contactpersonen, leads of bedrijven waarschuwen voor mogelijke dubbele invoer. De wijze waarop deze controle op dubbele invoer wordt uitgevoerd kan door de gebruiker zelf worden ingesteld middels zogenaamde Matchcodes.

 

Het definieren van de Matchcodes wordt in 2 stappen uitgevoerd. Allereerst dient voor zowel de Contactpersonen als Bedrijven een overzicht te worden gedefinieerd met de Query Builder. Deze overzichten worden gebruikt om de mogelijk dubbele items te tonen aan de gebruiker. Selecteer voldoende kolommen, zodat de gebruiker in staat is na te gaan of de getoonde bestaande items eventueel overeenkomen met het zojuist ingevoerde item. Als de overzichten zijn gedefinieerd, dan kunnen de matchcodes worden vastgelegd, zie onderstaande beschrijving.

 

 

 

Setup Matchcodes

•Selecteer vanuit het hoofdmenu de optie Extra - Setup Matchcodes

 

Alvorens Logicworks CRM de controle op dubbele invoer kan uitvoeren moeten de matchcodes worden opgegeven. Hiermee kan worden aangegeven hoe Logicworks CRM moet controleren op mogelijke dubbele invoer. De setup is alleen toegankelijk voor gebruikers, die zijn aangemerkt als Beheerder. Na het activeren van de menuoptie wordt onderstaand detailvenster getoond. Dit detailvenster bevat een tweetal tabbladen: Contactpersonen en Bedrijven. Voor beide kan een unieke serie matchcodes worden vastgelegd, waarmee op eventuele dubbele invoer wordt gecontroleerd. De matchcodes welke voor de contactpersonen worden vastgelegd, gelden tevens voor de leads.

 

 

 

Lijstweergave

Als Logicworks CRM mogelijke dubbele invoer constateert, dan wordt de gebruiker hierop attent gemaakt middels een popup-venster. In dit detailvenster worden de mogelijke duplicaten getoond met behulp van de geselecteerde lijstweergave. De lijstweergave kan worden gedefinieerd met behulp van de Query Builder.

 

 

Matchcodes

Een Matchcode kan uit één regel bestaan, maar ook uit een combinatie van een aantal regels. Als een van de matchcodes voldoet aan de opgegeven criteria, dan zal Logicworks CRM de Contactpersoon/Bedrijf aanmerken als een mogelijke dubbele invoer. In het bovenstaande detailvenster wordt een voorbeeld met twee matchode getoond. De eerste matchcode controleert op het voorkomen van een Achternaam/Voornaam combinatie en de tweede matchcode gaat na of eenzelfde e-mailadres al bestaat in de database. Als een contactpersoon aan één van deze twee regels voldoet, dan wordt deze aangemerkt als mogelijke dubbele invoer.

 

Sub

De waarde in deze kolom wordt bepaald door Logicworks CRM en kan niet handmatig worden gewijzigd. Vanwege de performance is echter aan te raden niet meer dan 5 matchcodes aan te maken per Contactpersoon en Bedrijf.

 

Veld

Selecteer het veld dat moet worden gebruikt in de controle op mogelijke dubbel invoer. Hier kan alleen een selectie worden gemaakt uit tekst-gerelateerde velden. Opzoeklijsten, keuzelijsten en numeriek waarden kunnen dan ook niet worden gebruikt bij de controle op dubbele invoer.

 

 Als een gebruiker een veld dat deel uitmaakt van een matchcode sub-item niet invult, dan wordt deze niet meegenomen in de vergelijking.

 

Vergelijk

Er zijn een drietal opties waarop het geselecteerde veld kan worden vergelijken met de door de gebruiker ingevoerde waarde.

 

•Gehele veld

De waarde van het gehele veld moet nu overeenkomen met de door de gebruiker ingevoerde tekst.

 

•Beginletters

Alleen de eerste x letters, zie aantal, van het veld worden met elkaar vergeleken met de door de gebruiker ingevoerd tekst.

 

•Klinkt als

Deze vergelijking is gebaseerd op de Soundex-functie welke is ingebouwd in de meeste SQL databases, waaronder SQL Server en MySQL. Met deze functie wordt zowel het veld als de ingevoerde tekst eerst omgezet naar een code alvorens de waarden met elkaar worden vergeleken. De achternamen 'Snuverink', 'Snuiverink' en 'Snuverinck' zullen hierdoor als identiek worden gezien door de database en als mogelijke dubbele invoer worden weergegeven.

 

Aantal

Indien voor het vergelijken is gekozen voor de optie 'Beginletters', dan is het mogelijk om het aantal beginletters op te geven dat met elkaar moet worden vergeleken.

 

 

Knop - [Matchcode toevoegen]

Met deze knop wordt een nieuwe matchcode aangemaakt.

 

Knop - [Regel tussenvoegen]

Deze knop zorgt ervoor dat een nieuwe regel aan de geselecteerde matchcode wordt toegevoegd.

 

Knop - [Regel verwijderen]

Hiermee wordt de geselecteerde regel verwijderd.

 

[Ontdubbelen]

Bij het instellen van de matchcodes ten behoeve van de dubbele invoer detectie is tevens een knop [Ontdubbelen] opgenomen. Zie het hoofdstuk Ontdubbelen voor een gedetailleerde beschrijving.