|
<< Click to Display Table of Contents >> Microsoft Outlook |
  
|
|
<< Click to Display Table of Contents >> Microsoft Outlook |
|
Logicworks CRM is ontwikkeld om alle bedrijfs- en contactgegevens centraal te organiseren en beheren. Veel gebruikers zijn zo vertrouwd met Microsoft Outlook dat zij dit programma zullen willen blijven gebruiken in hun dagelijkse werk. Bij de ontwikkeling van Logicworks CRM is daarom niet getracht Microsoft Outlook te vervangen, maar om een toegankelijke integratie met Microsoft Outlook te realiseren.
 | Het gebruik van Microsoft Outlook Express in combinatie met Logicworks CRM wordt als gevolg van beperkingen in het Object Model van Outlook Express niet ondersteund. |
Met Logicworks CRM kunnen via Microsoft Outlook ontvangen e-mailberichten op eenvoudige wijze worden geïmporteerd en als Correspondentie worden gekoppeld aan een Contactpersoon, Project, Incident, etc. Alle niet relevante e-mailberichten, zoals privé-mail, spam en electronische nieuwsbrieven, worden hierdoor buiten Logicworks CRM gehouden.
| Gebruikers moeten via het tabblad 'Autorisatie' van de Gebruiker worden geautoriseerd om Microsoft Outlook te kunnen gebruiken. |
Als Microsoft Outlook is geïnstalleerd op het werkstation van de gebruiker en de gebruiker is geautoriseerd om Outlook te gebruiken, dan wordt de menuoptie Outlook getoond. Wordt de menuoptie geactiveerd, dan wordt op de achtergrond een verbinding gemaakt met Microsoft Outlook en worden alle Mail-georiënteerde mappen ingelezen. Aan de linkerzijde van het venster worden de mappen getoond en aan de rechterzijde worden alle e-mailberichten in deze map weergegeven (zie onderstaande schermvoorbeeld).
Net als in de standaard grids kan ook worden gezocht in de mailberichten van Microsoft Outlook. De zoekfunctie wordt geactiveerd door op de knop [Zoeken in grid] in de werkbalk van het hoofdvenster te klikken of door gebruik te maken van de sneltoets-combinatie: Ctrl+F. De top van het grid wordt vervolgens verlaagd om plaats te maken voor het zoekvenster. Het zoekvenster kan worden gesloten door nogmaals op de knop [Zoeken in grid] te klikken. Het zoekvenster wordt automatisch gesloten als een andere menuoptie wordt geselecteerd.
De zoekfunctie maakt een selectie van alle mailberichten welke aan het opgegeven zoekcriteria voldoet. Hierbij wordt de opgegeven tekst gezocht in de velden: afzender/ontvanger, onderwerp en body tekst.
Alle interactie tussen Logicworks CRM en Microsoft Outlook kan worden geactiveerd met behulp van een Snelmenu. Het Snelmenu kan op de gebruikelijke wijze worden geopend door een e-mailbericht te selecteren en op de rechter-muisknop te drukken.
Nieuw
Een nieuw e-mailbericht wordt met behulp van het standaard Outlook mailbericht-venster aangemaakt. Door via Outlook een e-mailbericht aan te maken zal het bericht niet automatisch in Logicworks CRM worden ingelezen. Wilt u een e-mailbericht wel koppelen aan een Contactpersoon of een ander object-item (zoals Project of Verkoopkans) gebruik dan de e-mailfaciliteit van Logicworks CRM zelf. Een via Outlook verzonden e-mailbericht kan achteraf wel weer worden geïmporteerd via de Snelmenuoptie [E-mail importeren].
Openen
Als een e-mailbericht wordt geopend, dan gebeurt dit met behulp van het standaard e-mailberichtenvenster van Outlook. Vanuit dit venster kunnen acties als beantwoorden, doorsturen, afdrukken en verwijderen worden uitgevoerd. Let er bij het beantwoorden van een e-mailbericht wel op dat dit nieuwe bericht niet automatisch zal worden geïmporteerd in Logicworks CRM.
Verwijderen
Als een e-mailbericht wordt verwijderd, dan zal deze naar de Outlook map 'Verwijderde items' worden verplaatst en daarmee uit de actieve map verdwijnen.
E-mail importeren
Een e-mailbericht kan als Correspondentie in Logicworks CRM worden geïmporteerd en gekoppeld aan de relevante Contactpersonen. Ook kan hierbij een relatie worden gelegd met een bestaand object, zoals Project, Verkoopkans of Incident. Hierdoor is bij een Incident bijvoorbeeld direct duidelijk welke Correspondentie heeft plaatsgevonden en met wie. Na het activeren van deze optie wordt het venster E-mail importeren geopend. Op basis van de e-mailadressen zoekt Logicworks CRM de Contactpersonen uit het e-mailbericht op. Van onbekende e-mailadressen wordt alleen het e-mailadres getoond. Via dit venster kan het e-mailbericht worden gekoppeld aan bestaande of nieuwe Contactpersonen en zonodig gerelateerd aan een specifiek Object.
Bijlagen opslaan
Als de gebruiker niet geinteresseerd is in het e-mailbericht, maar uitsluitend in de bijlagen, dan kunnen deze worden geïmporteerd en gekoppeld aan een willekeurige object, zoals een Contactpersoon, Bedrijf, Project, Verkooporder of Incident. Na het activeren van deze optie wordt het venster Bijlagen opslaan geopend. De gebruiker kan hier aangeven aan welk Object de bijlage(n) moeten worden gekoppeld.
Vervolg taak, telefoongesprek, afspraak
Wil de gebruiker op basis van het ontvangen e-mailbericht een vervolgactie ondernemen, dan kan deze direct worden aangemaakt. In de activiteit of afspraak wordt ter referentie zowel de ontvangstdatum als het onderwerp van het e-mailbericht opgenomen.
Zie ook