|
<< Click to Display Table of Contents >> Relatiegegevens samenvoegen |
  
|
|
<< Click to Display Table of Contents >> Relatiegegevens samenvoegen |
|
Om deze functie te kunnen gebruiken dienen gebruikers te worden geautoriseerd voor de algemene autorisatie 'Ontdubbelen' via de Gebruikersinstellingen.
Het ontstaan van dezelfde contactgegevens (bedrijven, contactpersonen of leads) blijkt in de praktijk lastig te voorkomen. Dubbele contactgegevens ontstaan bijvoorbeeld door onoplettendheid, maar ook door de import van gegevens uit diverse (aangekochte) externe bronnen. Dit zorgt er in de praktijk voor dat:
• gebruikers de juiste klanten niet kunnen terugvinden,
• contactpersonen, activiteiten en correspondentie zijn verspreid over verschillende contactkaarten,
• dubbele communicatie richting uw relaties ontstaat,
• rapportages niet de juiste informatie weergeven.
Voor dergelijke situaties is de ontdubbelfunctie ontwikkeld. Deze functie voegt niet alleen de geselecteerde relatiegegevens samen tot 1 relatie, maar koppelt ook alle gerelateerde gegevens aan deze ene relatie. Het ontdubbelen kan worden uitgevoerd via de optie 'Ontdubbelen' in het Snelmenu van het hoofdvenster. Per keer kunnen maximaal 2 relaties worden samengevoegd.
Het venster bestaat uit een kolom met de veldnamen en twee kolommen waar de afwijkende waarden van dat veld wordt getoond. Velden waarvan de waarden overeenkomen of welke niet zijn gevuld worden niet weergegeven. Markeer vervolgens de veldwaarden welke overgenomen moeten worden naar het nieuwe record. Bij bepaalde veldtypes, zoals notities, collecties en getallen, is het mogelijk beide waarden over te nemen. Selecteer in dat geval beide veldwaarden, waarna deze bij het samenvoegen bij elkaar worden gevoegd of opgeteld.
Kies uiteindelijk voor de optie [Samenvoegen] om beide relaties samen te voegen tot 1 nieuwe relatie. Alle aan de relaties gerelateerde gegevens, zoals contacthistorie, verkooporders en incidenten, worden na het samenvoegen aan de nieuwe relatie gekoppeld.
Zie ook