| |
Bedrijfsadres overnemen naar de contactpersonen
29 juni 2011
Bij de meeste relaties komen de adresgegevens van contactpersonen overeen met die van het bedrijf waar zij werkzaam zijn. In de praktijk komt dit er op neer dat een bezoek- en postadres zowel bij het bedrijf als bij de gekoppelde contactpersonen ingevoerd moet worden. Om deze dubbele adresinvoer te voorkomen kan in Logicworks CRM de optie ‘Bedrijfsadressen overnemen naar contactpersoon’ worden ingeschakeld.
Deze optie kan alleen worden geactiveerd door een gebruiker met ‘Beheerder’ rechten. Deze gebruiker heeft namelijk in het hoofdvenster van Logicworks CRM toegang tot de menuoptie Extra > Setup. Selecteer vervolgens het tabblad ‘Relatiebeheer’ en selecteer de optie ‘Bedrijfsadressen overnemen naar Contactpersoon’. Nadat deze optie is geactiveerd worden de bedrijfsadressen automatisch overgenomen naar nieuw ingevoerde contactpersonen.
Voorkeurs invoervolgorde relatiegegevens
Om voordeel te behalen uit deze optie kan het beste de volgende invoervolgorde worden aangehouden. Voer eerst de bedrijfsgegevens in. Selecteer vervolgens het tabblad 'Contactpersonen' en kies vanuit dat tabblad de optie Nieuwe contactpersoon. Het is nu alleen noodzakelijke de persoons- en privégegevens van de persoon in te voeren. Andere gegevens, zoals telefoon/fax en adresgegevens worden bij het opslaan van de contactpersoon automatisch overgenomen vanuit de bedrijfsgegevens.
Wijziging bedrijfsadres
Het activeren van deze optie heeft tevens het voordeel dat wijzigingen in een bedrijfsadres ook automatisch worden verwerkt bij de gerelateerde contactpersonen. Logicworks CRM zal echter niet zondermeer het bedrijfsadres kopiëren naar alle contactpersonen. Alleen adressen welke overeenkomen met het oorspronkelijke bedrijfsadres zullen worden gewijzigd. Dit voorkomt dat ook de adressen van de personen, die bijvoorbeeld op een dependance werkzaam zijn, worden aangepast.
Hoe bepaalt Logicworks CRM of adressen identiek zijn?
Bij het vergelijken van adressen worden alle adresvelden vergeleken welke zijn opgegeven bij de interne systeemvariabele LWCRM.AddressMatchFields. Standaard worden de volgende adresvelden vergeleken: addressline1 (locatie/afdeling) , addressline2 (straat), housenumber (huisnummer), postcode (postcode), city (plaats), state (provincie) en countrycode (land).
Deze adresvergelijking levert in de praktijk soms problemen op als bijvoorbeeld de optie ‘Bedrijfsadressen overnemen naar contactpersoon’ achteraf pas is ingeschakeld. Maar ook komt het voor het veld addressline1 is gebruikt om de afdeling of gebouw waar de contactpersoon werkzaam is in te voeren. In deze gevallen kan het voorkomen dat de adressen op het oog overeenkomen, maar volgens Logicworks CRM toch niet identiek zijn.
Adresvergelijking aanpassen
Verwacht u dat deze situatie zich voor kan doen, dan is het verstandig de variabele LWCRM.AddressMatchFields aan te passen. Dit kan eenvoudig worden gerealiseerd door de variabele in het onStart-script van Logicworks CRM aan te passen. Dit script wordt altijd uitgevoerd tijdens het opstarten van de CRM applicatie.
Stel we willen dat Logicworks CRM adressen alleen vergelijkt op basis van: straat, huisnummer, postcode en plaats. Dan moeten we de volgende stappen uitvoeren. Selecteer in het hoofdvenster van Logicworks CRM de menuoptie Extra > Setup en selecteer de optie ‘onStart, waarna de Script Editor wordt geopend. Is nog geen onStart-script gedefinieerd, kies dan in de Script Editor de menuoptie Invoegen > Sjabloon. En voeg vervolgens de volgende regel toe aan het script:
LWCRM.AddressmatchFields = “addressline2,housenumber,postcode,city”
Vanaf dit ogenblik zal bij een volgende adresvergelijking alleen op de opgegeven adresvelden worden gelet. De andere adresvelden worden niet meer meegenomen in de vergelijking.
|
|
|
|
|
